Objavil(-a) Damjana Pirnar / Prispevki / 0 Komentarjev

Poznate razliko med e-hrambo in e-arhivom?

Tudi vi razmišljate katero izmed programskih oprem, rešitev za e-hrambo, e-arhiv in storitev v oblaku izbrati, da boste zagotovili varno, dolgoročno hrambo vaših digitalnih dokumentov? V Go4Panda vam lahko na osnovi dolgoletnih izkušenj svetujemo in razblinjamo morebitne dvome!

Z uvedbo zakonodaje na področju ravnanja in hrambe digitalnih dokumentov (ZVDAGA in podzakonski akti) smo dobili tudi bolj jasna pojasnila glede pomena in uporabe izrazov, ki so za nekatere del vsakdana, nekaterim pa predstavljajo novost in dilemo. Prav zaradi slednjega, se je smiselno s pomenom strokovnih terminov seznaniti še pred njihovo uporabo.

Na trgu zaznavamo, da med ključne tovrstne, manj poznane termine spadajo:

Potrebujete e-arhiv ali e-hrambo?

Splošno znano je, da nestrokovna javnost uporablja oba termina za dolgoročno hranjenje (pogovorno: arhiviranje) gradiva v elektronski obliki. Strokovnjaki s področja arhivistike pa ta dva termina zelo ločijo in sicer s terminom e-hramba opredeljujemo postopek hranjenja gradiva v digitalni obliki, e-arhiv, pa označuje kompleksen sistem za dolgoročno hrambo, ki ga za izvajanje e-arhiviranja zagotavlja slovenska javna arhivska služba.

Je storitev e-hrambe in programska oprema za e-hrambo res eno in isto?

Res drži, da storitev e-hrambe in tudi programska oprema za e-hrambo zagotavljata enak rezultat: dolgoročno, varno hrambo digitalnega gradiva. Ne drži pa, da gre za enak termin: storitev e-hrambe ponujajo ponudniki in sicer je storitev e-hrambe nameščena v oblaku in do nje dostopate preko spleta, programska oprema za e-hrambo pa je produkt nameščen običajno v lokalnem okolju.

Kdaj lahko uporabimo termin e-arhiviranje?

Pod terminom e-arhiviranje razumemo postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo in izvedbo dolgoročne e-hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva. Zato predlagamo, da za postopek “arhiviranja” digitalnega gradiva pri ustvarjalcu čim prej pričnete uporabljati termin e-hramba, saj se termin e-arhiviranje zagotavlja zgolj in samo slovenska javna arhivska služba.

Je trajno gradivo avtomatično tudi arhivsko?

Najprej razjasnimo katero gradivo je trajno in katero arhivsko:

  1. Trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organizacije in je z veljavnimi predpisi ali z aktom predstojnika organizacije določeno kot gradivo, ki je trajno pomembno za organizacijo in ga je zato treba trajno hraniti pri organizaciji, kadar nima značaja arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu (npr. sejno gradivo s potrjenimi zapisniki, zbirna statistična poročila in ugotovitve raziskav, investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve).
  2. Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov. Samo pristojni javni arhiv lahko opredeli, da je določeno gradivo arhivsko.

To, da je gradivo opredeljeno kot trajno gradivo, še ne pomeni da je arhivsko gradivo, čeprav ga mora organizacija hraniti trajno. Velja pa to za obratno pojmovanje: arhivsko gradivo se mora hraniti trajno.

 

Če imate še kakšno vprašanje, nas pokličite. Morda skupaj razjasnimo še kakšno arhivsko dilemo.