Avtor: <span>Damjana Pirnar</span>

Za pretvorbo gradiva iz papirne v digitalno obliko uporabljamo optične bralnike, t.i. skenerje, ki morajo zagotoviti kakovost, pravilnost in celovitost digitalnega “originala”. Ampak, ali ste skladno z ZVDAGA in podzakonskimi akti obvezni pri pretvorbi uporabljati zgolj certificirane skenerje?

Zakonodaja nalaga, da se mora certificiran skener uporabljati zgolj za pretvorbo posebnih vrst arhivskega gradiva, kamor pa spadajo: vezano gradivo, gradivo velikih formatov, gradivo na občutljivih nosilcih (pergament, steklo, platno), z dodanimi pečati in zapisi, ki so narejeni z različnimi tehnologijami pomanjšav (mikrofilm, mikrofiš).

Torej, če ne zajemate posebnih vrst arhivskega gradiva, potem ni nujno, da izberete certificiran skener, ga pa vseeno priporočamo, saj podeljena certifikacija pomeni, da je skladen.

Vedno pa priporočamo, da pri digitalizaciji dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali analogni obliki, z notranjimi pravili določite postopek pretvorbe in zajema gradiva, ki vključuje vsebine opredeljene v Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.

V nadaljevanju se nahaja uradno pojasnilo Arhiva RS o certificiranju strojne opreme, z dne 7.9.2021.

Generalna državna odvetnica dr. Ana Kerševan je v svojem nagovoru izpostavila izjemno predanost projektu, ki ga je med intenzivnim delovnim procesom izkazovala celotna delovna skupina Državnega odvetništva Republike Slovenije, in izvrstno sodelovanje z Ministrstvom za pravosodje.

Ministrica za pravosodje dr. Dominika Švarc Pipan je izrazila zadovoljstvo ob uspešnem zaključku ambicioznega projekta v manj kot enem letu. Čestitkam se je pridružil tudi direktor Prodaje poslovni trg, Telekom Slovenije, Primož Kučič. 

Novi sistem, ki je tekom izvedbe prevzel novo ime Feniks, predstavlja sodobno, varno, modularno in uporabniško prijazno rešitev za podporo vodenja dokumentarnega gradiva in nadzora poslovnih procesov na Državnem odvetništvu Republike Slovenije.

Celotni prispevek si lahko ogledate tukaj.

 

Potrebujete e-arhiv ali e-hrambo?

Splošno znano je, da nestrokovna javnost uporablja oba termina za dolgoročno hranjenje (pogovorno: arhiviranje) gradiva v elektronski obliki. Strokovnjaki s področja arhivistike pa ta dva termina zelo ločijo in sicer s terminom e-hramba opredeljujemo postopek hranjenja gradiva v digitalni obliki, e-arhiv, pa označuje kompleksen sistem za dolgoročno hrambo, ki ga za izvajanje e-arhiviranja zagotavlja slovenska javna arhivska služba.

Je storitev e-hrambe in programska oprema za e-hrambo res eno in isto?

Res drži, da storitev e-hrambe in tudi programska oprema za e-hrambo zagotavljata enak rezultat: dolgoročno, varno hrambo digitalnega gradiva. Ne drži pa, da gre za enak termin: storitev e-hrambe ponujajo ponudniki in sicer je storitev e-hrambe nameščena v oblaku in do nje dostopate preko spleta, programska oprema za e-hrambo pa je produkt nameščen običajno v lokalnem okolju.

Kdaj lahko uporabimo termin e-arhiviranje?

Pod terminom e-arhiviranje razumemo postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo in izvedbo dolgoročne e-hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva. Zato predlagamo, da za postopek “arhiviranja” digitalnega gradiva pri ustvarjalcu čim prej pričnete uporabljati termin e-hramba, saj se termin e-arhiviranje zagotavlja zgolj in samo slovenska javna arhivska služba.

Je trajno gradivo avtomatično tudi arhivsko?

Najprej razjasnimo katero gradivo je trajno in katero arhivsko:

1. Trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organizacije in je z veljavnimi predpisi ali z aktom predstojnika organizacije določeno kot gradivo, ki je trajno pomembno za organizacijo in ga je zato treba trajno hraniti pri organizaciji, kadar nima značaja arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu (npr. sejno gradivo s potrjenimi zapisniki, zbirna statistična poročila in ugotovitve raziskav, investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve).
2. Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov. Samo pristojni javni arhiv lahko opredeli, da je določeno gradivo arhivsko.

To, da je gradivo opredeljeno kot trajno gradivo, še ne pomeni da je arhivsko gradivo, čeprav ga mora organizacija hraniti trajno. Velja pa to za obratno pojmovanje: arhivsko gradivo se mora hraniti trajno.

 

Če imate še kakšno vprašanje, nas pokličite. Morda skupaj razjasnimo še kakšno arhivsko dilemo.

Če že poslujete elektronsko ali o tem šele razmišljate, priporočamo udeležbo na enem izmed osnovnih strokovnih usposabljanj ali dodatnih usposabljanj, ki jih organizira Arhiv Republike Slovenije. Trenutno se vsa usposabljanja izvajajo na daljavo v obliki video seminarjev z uporabo programa Zoom.

Po izvedenem usposabljanju se lahko udeležite tudi preizkusa strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom.

Termini osnovnih usposabljanj za pripravo na preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom (na daljavo):

• za področje uprave: 20. in 21. 4. 2021, 16. in 17. 11. 2021;
• za področje gospodarstva, zdravstva, sociale in kulture: 13.-15. 4. 2021;
• za področje pravosodja: 13.-15. 4. 2021, 9. in 10. 9. 2021;
• za društva in zveze društev, ki opravljajo javno službo ali so nosilci javnih pooblastil: druga polovica oktobra 2021;
• za ponudnike storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev: 2. in 3. 2. 2021.

Termini usposabljanj za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom (na daljavo):

• za področje uprave: 7. 12. 2021;
• Notranja pravila kot instrument arhivske zakonodaje: 9. in 10. 3. 2021;
• za pripravo notranjih pravil za zajem in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter prevzema vzorčnih notranjih pravil za kulturne ustanove: 10. in 11. 5. 2021.

Termini usposabljanj z ostalih področij bodo objavljeni naknadno.

Vir: Spletna stran Arhiv RS

 

Potem ko je Arhiv RS pretekli mesec objavil Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah (Ur. L. RS, št.118/20) in v drugem členu pravilnika predvidel uporabo kontrolnih seznamov pri preglednem certificiranju opreme in storitev ter presojo notranjih pravil, določenih z zakonom in Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17), smo, zaradi lažje izvedbe projektov priprave notranjih pravil ter certificiranja programske in strojne opreme, pričakovali čim prejšnji izid le-tega.

Pred dnevi pa je Arhiv RS le objavil Kontrolne sezname za različna področja in sicer:

• Kontrolni seznam za samoocenitev in potrditev notranjih pravil v.1.1.
• Kontrolni seznam za samoocenitev in certificiranje storitev v.1.1
• Kontrolni seznam za samoocenitev in certificiranje programske opreme v.1.1
• Kontrolni seznam za samoocenitev in certificiranje strojne opreme v.1.1

Konec poletja smo pridobili težko pričakovani Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah (Uradni list RS, št. 118/20), ki nadomešča do sedaj veljavne ETZ-je. V sled spremembi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega grativa ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14), je regulator zakona, Arhiv RS, pripravil in objavil nov pravilnik, ki sedaj ustreza spremembam zakonodaje v letu 2014.

Pri pripravi Notranjih pravil ali izvedbi presoj priporočamo čimprejšnjo uporabo novega pravilnika.

Vas zanima kaj novega prinaša Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za vas? Vprašajte nas za nasvet! 

V Go4Panda smo implementirali Vzorčna notranja pravila pri več javno pravnih osebah (Občina Grosuplje, Občina Medvode, Občina Železniki, Občina Ilirska Bistrica, Občina Šmartno pri Litiji,…). Priporočamo jih tistim organizacijam, ki želijo za začetek poskrbeti za pravno veljavo e-računov in v primerih, ko organizacija še nima v veljavi internih pravilnikov, ki se dotikajo področja ZVDAGA. Tudi vzorčna notranja pravila je potrebno redno letno preverjati in po potrebi dopolnjevati.

Ena izmed potrjenih vzorčnih notranjih pravil se nahajajo tukaj.