Za pretvorbo gradiva iz papirne v digitalno obliko uporabljamo optične bralnike, t.i. skenerje, ki morajo zagotoviti kakovost, pravilnost in celovitost digitalnega “originala”. Ampak, ali ste skladno z ZVDAGA in podzakonskimi akti obvezni pri pretvorbi uporabljati zgolj certificirane skenerje?
Zakonodaja nalaga, da se mora certificiran skener uporabljati zgolj za pretvorbo posebnih vrst arhivskega gradiva, kamor pa spadajo: vezano gradivo, gradivo velikih formatov, gradivo na občutljivih nosilcih (pergament, steklo, platno), z dodanimi pečati in zapisi, ki so narejeni z različnimi tehnologijami pomanjšav (mikrofilm, mikrofiš).
Torej, če ne zajemate posebnih vrst arhivskega gradiva, potem ni nujno, da izberete certificiran skener, ga pa vseeno priporočamo, saj podeljena certifikacija pomeni, da je skladen.
Vedno pa priporočamo, da pri digitalizaciji dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali analogni obliki, z notranjimi pravili določite postopek pretvorbe in zajema gradiva, ki vključuje vsebine opredeljene v Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.
V nadaljevanju se nahaja uradno pojasnilo Arhiva RS o certificiranju strojne opreme, z dne 7.9.2021.